O Que é um Escritório Virtual e Quando Ele é Necessário?

Você já ouviu falar a respeito de escritório virtual e sabe para que esse modelo foi criado? Se a resposta foi não, saiba que é interessante conhecer esse conceito que vem transformando a forma de trabalhar de muitas empresas. É uma solução que se mostra pertinente em alguns casos contribuindo para alavancar os ganhos de negócios de diferentes setores da economia.

Entenda o que é um escritório virtual

O conceito de escritório virtual é relativamente simples, trata-se de um escritório que existe apenas para atender algumas demandas de uma empresa como, por exemplo, oferecer atendimento telefônico em nome do negócio, um endereço comercial para receber correspondências, compartilhamento de salas com outras companhias entre outras funções. A formatação do escritório virtual depende do que faz cada contratante do serviço e do que ela necessita.

Para que serve um escritório virtual?

Para quem ainda está com dúvidas sobre as motivações para a contratação de um escritório virtual vou explicar um pouco mais sobre as principais delas.

– Gerenciamento de correspondências e ligações telefônicas

Ter um endereço físico para receber correspondências e um profissional para atender ligações em nome do seu negócio pode ser bastante significativo para o sucesso. Geralmente as prestadoras desse tipo de serviço contam com profissionais como recepcionista, telefonista e até motoboy.

– Sala de reuniões

Outra funcionalidade do escritório virtual é ter um espaço de sala de reunião para situações em que é necessário estar presencialmente com clientes do seu negócio. Como as prestadoras de serviço normalmente trabalham com inúmeras companhias ao mesmo tempo se mostra necessário fazer uma reserva prévia.

Escolhendo um escritório virtual

Atualmente, há uma grande variedade de empresas que oferecem o serviço de escritório virtual de maneira que basta o empreendedor escolher a que atende mais satisfatoriamente as suas demandas. Há casos em que a prestadora de serviço é de um município ou até de um estado diferente daquele da contratante. Contudo, nesses casos é necessário atentar para o possível pagamento de impostos duplicados sendo mais pertinente que esse escritório esteja na mesma localidade da sua companhia.

Como é feita a contratação de um escritório virtual?

O método de contratação do escritório virtual pode variar de caso para caso, por exemplo, se a companhia está sendo aberta nesse momento pode adicionar o endereço da prestadora de serviço como sede do negócio. Para fazer isso será necessário ter alguns documentos do escritório virtual como, por exemplo, IPTU, contrato de locação entre outros que podem variar de estado para estado de acordo com as regras locais.

Empresas que já estão estabelecidas no mercado podem realizar a alteração do endereço da sede que consiste num procedimento semelhante ao descrito acima, mas com a ressalva de ser uma mudança e não um dado direto. Destaco que nesses casos não haverá documentos em nome da sua companhia, apenas um contrato de locação com todos os dados. Esse contrato costuma ser suficiente para resolução de questões oficiais substituindo em muitos casos comprovantes.

Quando o escritório virtual é necessário?

Agora que você já sabe o que é um escritório virtual e quais são as suas principais funcionalidades deve estar pensando sobre em quais situações é mais interessante contratá-lo. Negócios focados em prestação de serviços em que não é necessário estar presente no escritório ou em que se trabalha online podem ter no escritório virtual a sua base de funcionamento.

Faço ainda o adendo de que abrir uma empresa num endereço de escritório virtual se mostra relativamente bem mais simples porque se trata apenas de um espaço de contato e não de um lugar em que será realizado alguma atividade prática não demandando a obtenção de licenças. Alguns empresários em algum momento podem desejar reduzir custos e mudar o endereço da organização para locais que funcionam apenas como ponto de recebimento de correspondências.

Será que devo contratar um escritório virtual?

Empreendedores que têm empresas que não demandam a presença física no endereço oficial podem ter diversas vantagens ao contratar um escritório virtual como, por exemplo, não se preocupar com a manutenção de estrutura do local e pagamento de contas como luz e água. Trocar esses custos pelo pagamento da taxa do escritório virtual pode representar uma significativa economia para o orçamento do seu negócio.

Contudo, se a companhia já está no mercado há algum tempo e possui uma estrutura maior de funcionários demanda mais espaço sendo um tanto difícil se acomodar e se acostumar com o sistema de um escritório apenas de contato. Além disso, é fundamental que a contratante conheça todas as regras estabelecidas pela prestadora de serviço antes de assinar o contrato de locação. Uma boa pesquisa faz toda a diferença para não ter problemas no futuro com uma união que não está devidamente alinhada.

Fonte: Marcus Marques