Descubra 9 ferramentas de colaboração para integrar sua equipe

Você utiliza tecnologia de ponta na sua empresa? Ou ainda está muito ligado ao mundo offline? Cada vez mais as companhias precisam se conectar com questões digitais sob o risco de ficarem defasadas. As ferramentas de colaboração, por exemplo, podem proporcionar mais agilidade na realização de tarefas e aumentar o lucro da companhia — o que é muito interessante, não é mesmo?

Você ainda tem dúvidas sobre como a tecnologia pode ajudá-lo a melhorar os processos? Conheça algumas soluções que já são usadas pelas principais empresas do país e todos os benefícios que elas podem oferecer!

O que são as ferramentas de colaboração e quais os benefícios que oferecem?

Elas permitem a comunicação entre diversos setores da empresa e facilitam o compartilhamento de dados e ideias. Podem ser constituídas de soluções online ou softwares em plataformas SaaS (Software as a Service ou software como serviço).

O principal objetivo dessas ferramentas de colaboração é a interação entre as equipes que atuam dentro e fora da companhia. Isso pode facilitar a realização de reuniões remotas, o envio de arquivos para o fechamento contábil ou a gestão dos colaboradores.

Elas oferecem muitos benefícios para as organizações. Entre eles estão:

• aumento de produtividade;
• integração das equipes;
• melhora na comunicação;
• redução de erros;
• visualização das informações de qualquer lugar com acesso à internet;
• automação de fluxos de trabalho.

A empresa que pretende continuar no mercado e conquistar novos espaços precisa investir em soluções de colaboração. A capacidade de uma equipe se comunicar com agilidade e resolver as situações do dia a dia é crucial para manter clientes satisfeitos.

Além disso, elas auxiliam na organização e automação de processos, na gestão e controle de documentos e na resolução rápida das atividades burocráticas.

Para complementar, o gestor consegue ter uma visão panorâmica do negócio e do desenvolvimento das tarefas realizadas pelas equipes de diversos setores.

Somado a isso, muitas ferramentas de integração ainda ajudam a reduzir os custos da empresa, uma vez que diminuem o desperdício e o tempo investido em uma demanda específica.

Quer conhecer as principais tecnologias que auxiliam você a ter uma equipe mais colaborativa? Confira a seguir!

Principais ferramentas de colaboração que podem contribuir com a sua empresa

Se você não quer ficar para trás diante de um mercado competitivo e digital, está na hora de conhecer as principais ferramentas colaborativas:

Comunicação integrada e online

Uma comunicação ágil e eficiente entre os colaboradores é essencial para o sucesso de qualquer empresa. As falhas de comunicação são os principais responsáveis por erros na execução de tarefas e resultados negativos.

Logo, as soluções que contribuem para um diálogo eficaz também auxiliam no desempenho da empresa. O e-mail corporativo, por exemplo, funciona como um mecanismo mais formal para o agendamento de reuniões, aprovação de procedimentos e relacionamento com o cliente.

Já as ferramentas online como Google Hangouts, Slack, Skype ou Appear.in permitem o compartilhamento de arquivos e a comunicação mais direta entre os colaboradores. Se um funcionário precisa fazer uma pergunta ao gestor, por exemplo, ele pode enviá-la pela solução e receber uma resposta prontamente.

Essas soluções também facilitam a comunicação com pessoas que estão em visitas a clientes ou que trabalham remotamente. Por meio de videoconferências, é possível acertar o início de novos projetos, esclarecer uma dúvida de um cliente ou contatar um fornecedor.

Documentos compartilhados na nuvem

Outras ferramentas que começam a fazer parte do dia a dia das corporações são aquelas que permitem o envio e compartilhamento de documentos na nuvem. Dessa forma, os e-mails não ficam sobrecarregados e os dados ficam protegidos por sistemas de segurança.

O Dropbox, por exemplo, permite a centralização de arquivos em um único lugar. Eles são salvos automaticamente e podem ser acessados de qualquer ambiente com acesso à internet.

Assim, se você estiver em uma viagem de negócios poderá visualizar as informações antes de uma reunião pelo seu celular ou tablet. Há soluções disponíveis para todos os tamanhos de equipes.

O Google Drive já é muito popular entre os usuários do Gmail. Ele não só armazena arquivos, como permite a criação de documentos em textos, planilhas e apresentações em slides. Os materiais podem ser acessados de dispositivos conectados à internet.

Essas soluções aumentam a segurança dos documentos da empresa, uma vez que os arquivos são armazenados na nuvem e podem ser acessados somente por pessoas autorizadas.

Softwares de integração

Muitas soluções tecnológicas também permitem a integração entre os setores da empresa, como o departamento de recursos humanos, área contábil, equipe de compras e gestão de estoques.

Dessa maneira, elas permitem a colaboração entre os funcionários e auxiliam no aumento da produtividade. Além do mais, você consegue evitar a falta de mercadorias em estoque para desenvolver seu produto ou, até mesmo, o erro no cálculo de impostos.

Esses softwares ainda auxiliam a automação de muitas atividades burocráticas, como geração de boletos, notas fiscais eletrônicas e controle dos inadimplentes.

Quem ganha com isso? Todos! Desde gestores e colaboradores a clientes, pois as entregas de mercadorias são realizadas rapidamente, as finanças podem ser monitoradas e os funcionários têm mais tempo para realizar demandas que exigem mais atenção e pesquisa.

Gestão de projetos

A tecnologia também contribui com o gerenciamento de projetos e atividades. Algumas soluções dão uma ampla visualização sobre o estágio em que uma tarefa está e o prazo previsto para conclusão.

O Trello, por exemplo, tem uma estrutura de quadros em que as tarefas são listadas e o gestor pode inserir as pessoas envolvidas e o prazo de conclusão.

Também podem ser anexados arquivos considerados essenciais para atender a demanda. Você também consegue acompanhar o progresso e criar lembretes de compromisso.

O Basecamp é outra solução para a colaboração entre as equipes. Ele possui lista de tarefas, documentos e permite o compartilhamento de arquivos e mensagens. Ele pode ser utilizado em dispositivos móveis dos sistemas Android e iOS.

Fonte: Fortes Tecnologia