Change management: como aplicar a gestão da mudança na sua empresa

O change management é mais simples do que você pensa e mais necessário do que nunca nas organizações.

É simples porque parte da ideia básica de vencer a resistência à mudança e necessário porque estamos evoluindo a todo o momento.

Assim surge a gestão da mudança: um método que prepara, apoia e guia as pessoas ao longo do processo de transformação nas empresas.

Encarar o novo não é fácil — muito menos quando se trata da vida profissional.

Por isso, se você quer garantir o sucesso da mudança e alcançar novos objetivos, é melhor acompanhar nosso guia:

• O que é change management
• Diferenças entre change management, gestão de mudança e gestão de projetos
• Evolução digital da gestão de mudança em 2019
• Guia para aplicar o change management na sua empresa.

É de mudanças reais e efetivas que você precisa?

Então siga a leitura e complete essa missão.

O que é change management

Change management, ou gestão de mudança, é a disciplina que orienta o modo de preparar, equipar e apoiar pessoas durante um processo de mudança organizacional.

Para isso, são utilizadas técnicas e ferramentas que facilitam a transição e direcionam os membros da empresa aos novos objetivos.

No cenário atual, a mudança deixou de ser eventual e se tornou a regra básica das organizações, pois só quem se adapta rapidamente sobrevive à dinâmica global.

Logo, a gestão profissional é necessária por um simples motivo: mudanças geram resistência e insegurança.

Essas reações negativas já são comuns na vida pessoal, e seus efeitos são mais dramáticos quando a transformação ocorre em nível organizacional.

Isso porque toda mudança na empresa gera o medo do desconhecido e tira as pessoas de sua zona de conforto.

Não à toa, 70% dos programas de mudança organizacional falham, segundo um levantamento da consultoria McKinsey.

O baixo índice de sucesso se deve à dificuldade em planejar e implementar o processo de mudança.

Para que a empresa tenha sucesso em alcançar um novo estado, os colaboradores precisam enxergar a mudança como uma oportunidade, e não um risco.

Change management x gestão de mudança x gestão de projetos

Os termos Change management e gestão de mudança são sinônimos, mas a disciplina também é conhecida como GMUD (gerência de mudanças).

Muitas pessoas confundem a gestão de mudança com a gestão de projetos, por conta da similaridade entre os processos.

A gestão de projetos, segundo o guia de padrões PMBOK, é a aplicação de ferramentas, técnicas e competências para atender aos requisitos de um projeto.

Basicamente, serve para guiar o processo que leva o produto ou serviço do ponto A (atual) ao ponto B (desejado).

A gestão de mudança também conduz o processo do estado atual ao desejado, mas sua abordagem é diferente.

Enquanto os projetos exigem foco em atividades e processos, as mudanças organizacionais são voltadas às necessidades das pessoas afetadas por esses projetos.

Ou seja, ambos os tipos de gestão tratam de um processo com começo, meio e fim, que termina o cumprimento de objetivos e alcance de um novo estado.

Mas a gestão de mudança cuida da adaptação, enquanto a gestão de projetos avança na implementação de novos processos, padrões e soluções.

Change management em 2019

Os métodos tradicionais de change management não estão dando conta do ritmo acelerado das mudanças e urgência competitiva.

Basta pensar que estamos em meio à Quarta Revolução Industrial, testemunhando a convergência entre as tecnologias digitais, físicas e biológicas.

Chegamos a um patamar inédito na conectividade global e processamos uma infinidade de dados a baixo custo, estendendo ainda mais o poder das tecnologias da informação.

Logo, as soluções digitais que aprimoram a jornada do cliente precisam chegar à experiência dos colaboradores, principalmente durante o processo de mudança.

A parte mais crítica das mudanças organizacionais está nas dinâmicas humanas, que envolvem comportamentos, emoções, cultura, motivação, comunicação e relacionamentos.

Por essa razão, a tecnologia pode ajudar na personalização da experiência, melhora na comunicação e integração entre as pessoas durante o processo.

Com as soluções digitais, é possível oferecer feedback imediato e monitorar de perto o progresso de cada colaborador na adaptação à mudança, por exemplo.

Em pleno 2019, temos recursos suficientes à disposição para agilizar e otimizar a gestão de mudança nas organizações.

Para que a transformação seja bem-sucedida, é preciso que todos estejam na mesma página, alinhados e preparados para mudar a rota e seguir em frente.

Esse nível de integração só é possível com o auxílio das ferramentas digitais, especialmente em grandes corporações.

Como aplicar o change management na empresa

Depois de compreender a teoria, vamos à aplicação prática do change management na sua empresa.

Confira nosso passo a passo.

1. Defina os objetivos da mudança

Como em qualquer processo de gestão, o primeiro passo é definir os objetivos do seu programa de mudança.

As organizações podem mudar estratégias, sistemas, processos, tecnologias, produtos, padrões de trabalho, culturas e muitos outros elementos.

As mudanças também podem vir do topo ou da base, exigir mais ou menos tempo, serem radicais ou graduais, entre outras variáveis que tornam o processo único.

Por isso, a primeira pergunta a ser feita é onde a empresa está nesse momento e aonde pretende chegar.

2. Estruture o planejamento

A fase do planejamento é essencial para traçar as rotas a serem seguidas e o destino final da gestão de mudança.

Nesse momento, você precisa ter os objetivos muito claros e definir o escopo da mudança, seus responsáveis, recursos necessários e etapas a serem seguidas.

Qual será o impacto da mudança? Quantas pessoas serão afetadas? Que tipos de resistência são esperados?

Todas essas questões precisam ser respondidas no planejamento, que fixa o roteiro da transformação e inclui todas as previsões possíveis.

O controle também é parte importante do planejamento, que determina como o progresso será medido e monitorado.

3. Adote métodos e tecnologias

Para ajudar a estruturar seu change management, existem vários métodos propostos por especialistas e tecnologias disponíveis.

Um dos métodos mais conhecidos é o modelo ADKAR, criado pelo fundador da Prosci (líder mundial em gestão de mudança), Jeff Hiatt.

São cinco aspectos que devem ser gerenciados nos indivíduos para o sucesso da mudança:

• Awareness (consciência): diz respeito à consciência sobre os motivos que tornam a mudança necessária
• Desire (desejo): é o desejo de participar da mudança, que deve ser despertado já na fase inicial do processo
• Knowledge (conhecimento): é o conhecimento necessário para encarar a mudança, oferecido por meio de treinamentos e capacitações
• Ability (habilidade): a habilidade é o resultado dos esforços de treinamento para a mudança, que desenvolve novas competências nos colaboradores
• Reinforcement (Reforço): por fim, o reforço garante a permanência da mudança por meio de métodos de mensuração, correção e reconhecimento.

Todos esses aspectos precisam ser contemplados na gestão de mudança, cabendo à liderança guiar cada etapa do processo junto aos colaboradores.

É fácil enxergar como a tecnologia pode ajudar, desde a criação de treinamentos engajantes com técnicas de e-learning e gamificação até a mensuração e acompanhamento de resultados.

4. Comunique efetivamente

Comunicação é um elemento-chave no change management, pois garante que todos estejam bem informados antes, durante e depois do processo.

Antes mesmo de implementar a gestão de mudança, é preciso preparar as pessoas e comunicar o programa nos seus mínimos detalhes.

Vale lembrar que os líderes serão treinados para conduzir o processo, especialmente no que diz respeito à inspiração, motivação e engajamento dos colaboradores.

Ao longo da transição, a forma mais eficaz de reduzir preocupações é praticar a transparência, informando a todos sobre o progresso da mudança e oferecendo apoio contínuo.

Soluções digitais como redes sociais corporativas e ferramentas de comunicação em geral podem ajudar a abrir o fluxo de informações e incentivar a participação.

5. Gerencie resistências e riscos

A gestão das resistências, riscos e dependências dos colaboradores é uma responsabilidade dos líderes no processo de change management.

É natural que os profissionais se sintam ameaçados pela mudança, mas existem várias formas de contornar esse problema e combater o clima de insegurança.

Se a empresa for bem-sucedida em comunicar e conduzir a mudança, oferecendo todas as ferramentas e apoio necessário aos colaboradores, esses sintomas já serão drasticamente reduzidos.

O que sobrar será resultado de causas mais profundas, como o medo de perder o emprego por não corresponder às novas exigências.

Nesse caso, os líderes devem mostrar aos colaboradores que a mudança é uma oportunidade de crescimento profissional.

A avaliação constante do desempenho e coleta de feedbacks é crucial nesse momento, para aprimorar cada vez mais a gestão e capacitar os colaboradores para superar os novos desafios.

6. Celebre o sucesso

Durante a gestão de mudança, é fundamental celebrar cada vitória alcançada.

Dessa forma, as equipes se sentem motivadas a continuar seu processo de adaptação e progresso rumo aos objetivos do negócio.

São vários os estágios de sucesso de uma mudança, desde o primeiro procedimento alterado até a transformação cultural completa.

7. Avalie, revise e continue melhorando

Como já mencionamos, a mudança não é mais pontual, pois se tornou parte da realidade corporativa.

Logo, é preciso melhorar sempre e manter um processo contínuo de change management, aprendendo com os erros e superando barreiras.

No fim, a mudança bem planejada e executada é sempre reconhecida como a melhor decisão que a empresa podia ter tomado.

Pode ser difícil se adaptar ao novo, mas vale a pena pelos resultados.

Por exemplo, se você sugere a adoção de uma nova plataforma 100% online para a gestão financeira de uma empresa, é provável que os mais tradicionais encarem com desconfiança.

Mesmo assim, todos que experimentam a Conta Azul não querem mais saber de burocracia.

Gestão de mudança é isto: guiar o processo de transformação para que todos aproveitem os benefícios da inovação.

Fonte: Conta Azul Blog