Como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica

Como você sabe, existem muitas alternativas, algumas pagas e outras gratuitas. Mas nem todas trazem os mesmos resultados.

Uma delas é responsável por zerar o retrabalho, minimizar as tarefas manuais, reduzir custos e conectar todas as áreas de sua empresa, do processo de venda ao contador.

Neste artigo, você vai tirar todas as suas dúvidas sobre os seguintes tópicos:

• O que é a nota fiscal eletrônica?
• Como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica?
• Como usar o emissor gratuito?
• O que você ganha ao adotar um software que integra sistema de gestão e emissão de notas?

Ficou interessado? Então siga a leitura.

Emissores de notas fiscais eletrônicas

Antes de prosseguir, vale lembrar que a nota fiscal eletrônica é um documento fiscal que formaliza a venda de um produto, registrando o faturamento e a cobrança de impostos.

A nota fiscal eletrônica substitui as notas impressas e é considerada um instrumento positivo tanto para o governo quanto para as empresas.

A emissão da nota  eletrônica ajuda a reduzir a sonegação e facilita a fiscalização, além de eliminar os gastos com papel, impressão earmazenamento.

Em resumo, emitir a nota fiscal eletrônica é uma maneira de diminuir custos operacionais, fortalecer o comércio eletrônico, preservar o meio ambiente e garantir um controle maior por parte do governo. Excelente, não?

No Brasil, a nota fiscal eletrônica surgiu como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Agora que a nota fiscal eletrônica foi contextualizada, podemos nos dedicar aos emissores de nota fiscal eletrônica.

Desde 2006, parte dos micro e pequenos empresários utiliza o emissor de nota fiscal eletrônica desenvolvido pela Secretaria da Fazenda de São Paulo (Sefaz).

Em 2016, no entanto, o emissor foi descontinuado pela secretaria, sob justificativa de que a maioria dos contribuintes já estava utilizando softwares próprios (contratados) para emitir as notas fiscais eletrônicas.

Mas, ao contrário do que vinha sendo anunciado pelo governo, os empreendedores não ficaram sem opção de emissor de nota fiscal eletrônica.

Isso porque a Secretaria da Fazenda do Maranhão assumiu a responsabilidade por manter as atualizações e oferecer o emissor do governo ao empreendedores.

Meses depois, coube ao Sebrae firmar uma parceria com o Sefaz para oferecer a modalidade de emissor de nota fiscal gratuito aos empreendedores.

Mesmo com essa disponibilidade, muitos empresários decidiram migrar para emissores de notas fiscais próprios, seja pela indefinição sobre o futuro do emissor do Sefaz, seja pelos benefícios que integrar um emissor de notas fiscais eletrônicas ao sistema de gestão da empresa traz para o controle fiscal.

Existe emissor gratuito de notas fiscais?

Sim, existe um emissor gratuito de notas fiscais que é oferecido pelo governo, por meio de uma parceria entre a Sefaz e o Sebrae.

Para fazer o download, acesse este link no portal do Sebrae.

Mas ao comparar as alternativas de emissão de notas fiscais, é possível encontrar muitas vantagens em plataformas de gestão integradas, como a Conta Azul:

• Maior facilidade de emissão de notas
• Integração total com o seu contador
• Envio de notas para os clientes por e-mail
• Suporte a grande parte dos tipos de notas de produtos (compra, venda, remessa, retorno, etc)
• Aceleração de rotinas da empresa
• Automatização dos fluxos de venda e contas a receber
• Integração com faturamento, cobrança, estoque e todas as áreas da empresa.
• Falar de estoque

Por que investir no emissor de nota fiscal eletrônica

Como vimos, até existe opção gratuita para emitir nota fiscal eletrônica.

Mas ela não é a mais indicada.

Chegou a hora de entender exatamente quais são as vantagens de investir em sistemas que vão muito além da emissão de notas.

O principal motivo, como você já deve imaginar, é a otimização da gestão do seu negócio.

Ao utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica integrado a um sistema de gestão, você automatiza processos, simplifica a operação e ganha tempo para se dedicar àquilo que mais importa para o crescimento da sua empresa: a expansão, aprodutividade e a captação dos clientes, e não a operacionalização dos processos.

Em outras palavras: por que dedicar atenção à burocracia quando você pode focar no crescimento da empresa?

Ao utilizar um sistema integrado, os fluxos são simplificados e as tarefas como cadastro de produtos, recebimento de pedidos, registro de pagamentos e recebimentos, acompanhamento de encomendas e controle do fluxo de caixasão automatizadas.

É um salto de qualidade na gestão do negócio.

Vale lembrar, ainda, que boa parte dos softwares de gestão são disponibilizadosem plataformas online.

Isso permite que você administre a empresa sem bater cabeça desenvolvendo programas próprios e sem adquirir dispositivos com alta capacidade de armazenamento e processamento.

E aí, preparado para dar esse salto na gestão do seu negócio?

Notas fiscais eletrônicas na Conta Azul

A Conta Azul é uma plataforma de gestão que conecta as áreas da empresa.

Nela você tem controle financeiro, fiscal, contábil, comercial, estoque e cobrança em um só lugar, tudo integrado e com suporte grátis.

O emissor de notas fiscais eletrônicas desenvolvido pela Conta Azul é a melhor alternativa ao emissor gratuito de NF-e da Sefaz, porque é mais ágil e se integra a controles financeiro e de vendas.

Com o software de controle e emissão online, você poupa tempo porque as notas fiscais são tiradas com dados cadastrados no sistema ao mesmo tempo em que acionam automaticamente fluxos de venda e contas a receber.

Sabe quando você sente que está desperdiçando seu tempo em tarefas burocráticas e repetitivas?

Com a Conta Azul, o retrabalho é zero, e as ações operacionais, reduzidas ao máximo.

Se você faz vendas recorrentes para o mesmo cliente, por exemplo, não precisa digitar todos os dados em cada nova nota fiscal.

Seu histórico de pedidos, clientes e até impostos recolhidos sobre as notas são usados para facilitar a emissão e economizar tempo, agilizando todos os processos.

Para que isso seja possível, o cadastro de clientes e de produtos se integra totalmente ao processo de emissão de nota fiscal.

A partir do cadastro das vendas, você pode criar lançamentos financeiros de contas a receber, por exemplo.

É uma funcionalidade que otimiza os processos tanto para o microempresário que emite duas ou três notas fiscais por semana, quanto para o médio empresário que faz emissões diárias.

Outra vantagem da Conta Azul está no fato de que as notas emitidas ficam armazenadas e podem ser consultadas em poucos cliques, tanto o arquivo XML da quanto o PDF do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O processo de emissão e otimização funciona assim: a cada confirmação de pedido, a Conta Azul automaticamente dá baixa de produtos de seu estoque e alimenta seu financeiro e fluxo de caixa para a data prevista de recebimento.

A partir do cadastro de clientes e de contratos, razão social, endereço e CNPJ ou CPF do cliente são incluídos na hora de tirar a nota, para facilitar a tarefa.

Fechou um pedido?

Emita boleto registrado e nota fiscal eletrônica de produto (NF-e) na hora.

O processo fica mais fácil em um programa para controle de vendas, comintegração com a gestão de produtos e estoque.

Você ainda pode se conectar a sua contabilidade pela Conta Azul para enviar documentos do fechamento financeiro mensal, incluindo as notas fiscais emitidas.

Comuns na contabilidade convencional, as tarefas de guardar, separar e enviar documentos para seu contador podem ficar de lado, com ganhos de tempo.

Seus controles financeiros ganham em segurança e confiabilidade porque os dados ficam armazenados dentro do sistema.

Como funciona a nota fiscal eletrônica

Se você ainda tem dúvida sobre o funcionamento da nota fiscal eletrônica, vale retomar alguns conceitos e explicações.

O sistema de notas fiscais eletrônicas visa a modernizar e simplificar a administração tributária no país.

Ao contrário do sistema tradicional, em que uma nota de papel era preenchida em três vias – uma para a empresa, uma para o cliente e uma para o Fisco –, com a NF-e, a impressão só é feita para dar um comprovante ao cliente.

O que vale é o arquivo no formato XML, que é emitido para a Secretaria da Fazenda Estadual automática e eletronicamente.

Para isso, é utilizado um certificado digital, que comprova a autenticidade do processo – ou seja, que foi realmente a sua empresa que emitiu a nota fiscal.

O objetivo do Ministério da Fazenda é, gradativamente, substituir completamente a emissão das notas fiscais em papel.

Assim, simplificará a vida dos contribuintes e poderá acompanhar em tempo real todas as operações comerciais registradas na Receita Federal.

Vantagens da NF-e

Adotar o sistema de nota fiscal eletrônica significa benefícios para todos os lados.

Para a empresa, as vantagens mais óbvias são a redução nos custos de impressão, redução no custo de armazenagem de documentos fiscais e maior agilidade nos processos.

O sistema ainda facilita o relacionamento eletrônico com fornecedores – a relação empresa a empresa.

Já o Fisco melhora o seu processo de controle fiscal, pois fica mais fácil o intercâmbio e compartilhamento de informações entre secretarias da Fazenda e Receita Federal. Além disso, há uma diminuição na sonegação de impostos e consequente aumento na arrecadação.

Certificado digital na emissão de nota fiscal eletrônica

Assim como no caso do emissor gratuito, para tirar nota de produto você vai precisar de um certificado digital.

O certificado é obtido em forma de arquivo, que armazenado no computador (certificado A1), ou então em um hardware (certificado A3), que pode ser um cartão inteligente ou token.

Trata-se de um arquivo/dispositivo que tem validade jurídica e utiliza chaves criptográficas, codificando dados de modo que apenas o emissor e o receptor da informação possam ter acesso às informações presentes no arquivo.

É ele que vai provar que foi aquela empresa que emitiu o documento.

As instituições autorizadas a fornecer certificados digitais são chamadas deAutoridades Certificadoras (ACs), e devem estar habilitadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Conclusão

Como vimos, há muitas vantagens em adotar um emissor de nota fiscal eletrônica que se integre ao seu sistema de gestão.

Para você, uma plataforma como a Conta Azul vai significar maior agilidade, maior segurança e maior visão estratégica do negócio. Em apenas um sistema, você tem um fluxo completo de processos, da emissão da nota à integração contábil, passando pela atualização do estoque, pelo relatório de fluxo de caixa e pela conexão de todas as áreas do negócio.

Para o contador, vai resultar em redução do trabalho operacional e da margem de erro e em ganho de tempo para se dedicar a atender melhor à sua empresa. Dessa forma, ele pode auxiliar em expansão das suas atividades, assessorar na redução de custos, na elaboração de contratos e muito mais.

Fonte: Blog Conta Azul