Passivo trabalhista: como reduzir e qual o impacto no orçamento?

O passivo trabalhista é uma das contas mais onerosas para uma empresa. Caso os gestores não tomem medidas para reduzi-lo, poderá ser o maior prejuízo da empresa. Um exemplo real dos danos causados por essa negligência são as perdas tidas pela Codesp, de acordo com o presidente da estatal, os passivos foram responsáveis pelo déficit de mais de R$ 22 milhões!

Em nosso país, o assunto deve ser tratado com bastante cuidado, pois ele é campeão no número de ações trabalhistas. Conforme estudos da Fecomércio, apenas no ano de 2016 foram iniciados mais de 3 milhões de conflitos judiciais no Brasil, enquanto a Alemanha (país com segundo maior número de ações) registrou cerca de 539 mil ações.

Como as empresas brasileiras enfrentam inúmeras ações trabalhistas, uma boa gestão de pessoas é excepcionalmente importante para minimizar os passivos trabalhistas. A redução dessas despesas causa impactos bastante relevantes para o orçamento da empresa e, consequentemente, no seu desenvolvimento no mercado.

Em razão da importância do assunto, elaboramos este artigo que conceitua precisamente o que compõe o passivo trabalhista e, após, listamos as melhores estratégias de como reduzi-lo. Confira:

O que é o passivo trabalhista?

Basicamente, os passivos trabalhistas são obrigações de pagamento que surgem no momento em que uma empresa ou uma pessoa física empregadora não cumprem os direitos trabalhistas ou não recolhem corretamente os encargos sociais. Alguns exemplos de descumprimento dos direitos trabalhistas são:

• deixar de anotar a carteira de trabalho;
• falta de pagamento de horas extras;
• não recolher encargos sobre comissões.

Já os encargos sociais consistem nos tributos que incidem sobre os salários dos colaboradores, como:

• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• contribuição patronal (INSS);
• 13º salário;
• férias com adicional de 1/3;
• descanso semanal remunerado — entre outros previstos na CLT.

Na ocorrência das hipóteses listadas acima, a empresa será obrigada a pagar o valor devido atualizado monetariamente, acrescido de juros e onerosas multas, que alcançam até 50% do montante total.

A cobrança desses valores ocorrerá em uma reclamação trabalhista (ação judicial) proposta por um empregado, pela atuação do Ministério Público Federal do trabalho, pela fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego ou do INSS.

Como reduzir o passivo trabalhista em minha empresa?

São inúmeras as técnicas para minimizar os passivos, mas o que todas elas têm em comum é o envolvimento de profissionais competentes, uma boa administração documental e informatização da empresa. Confira as estratégias mais eficazes a seguir:

Tenha uma advocacia preventiva

Muitos administradores somente recorrem aos serviços de um profissional jurídico quando são surpreendidos com ações judiciais ou administrativas de órgãos fiscalizadores. Esse é um dos maiores erros que podem ser cometidos, pois as empresas terão que arcar com custos onerosos e, possivelmente, e evitáveis.

Graças ao aumento da facilidade de acesso à internet e, consequentemente, à informação, a grande maioria das pessoas atualmente estão bem informadas sobre seus direitos. Isso inclui os conhecimentos relativos às garantias trabalhistas.

Dessa forma, o número de funcionários que buscarão seus direitos judicialmente é maior do que antigamente. Para solucionar esse problema, o empreendedor deve apostar na advocacia preventiva, esse serviço consiste em adequar a empresa e antecipar ao máximo os litígios trabalhistas.

Faz-se importante que o setor jurídico seja próximo ao Recursos Humanos (RH), pois a gestão de pessoas exerce forte influência quanto aos passivos trabalhistas. É preciso que ambos os setores atuem conjuntamente para serem capazes de aperfeiçoar as contratações e técnicas de gestão da equipe.

Integre sua equipe

Não são somente o setor jurídico e o RH que impactam no controle do passivo trabalhista, mas é preciso que sejam integrados todos os níveis gerenciais, incluindo supervisores, gerentes, administradores e controladores de todos os departamentos, como os contábeis, de vendas, marketing etc.

Conscientizá-los sobre as medidas de redução dos passivos em reuniões conjuntas eliminará dúvidas, informações falsas e permite que todos atuem paralelamente para a criação de um plano. Desse modo, poderão minimizar a ocorrência de reclamações trabalhistas.

Adote um bom controle de ponto

Muitas ações judiciais costumam surgir devido à divergência no pagamento de horas extras. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como falhas na contagem, esquecimento pelo funcionário ou gerente, omissão de informações etc.

A legislação brasileira obriga que as empresas com mais de dez funcionários adotem um controle de ponto, podendo ser manual, eletrônico ou mecânico. O ideal é que seja um controle digital, pois reduz a ocorrência de erros humanos, como esquecimento, preenchimento errado, entre outras possibilidades.

Dê atenção ao arquivamento de documentos

Guardar documentos que comprovam o pagamento e cumprimento dos direitos de seus funcionários é um ato de bastante relevância, pois será por meio deles que você contestará cobranças indevidas perante a justiça.

Além disso, a legislação obriga que a companhia armazene documentos fiscais por diferentes prazos, por exemplo, o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho deve ser guardado por dois anos, enquanto a folha de pagamento por dez anos.

Para eliminar problemas como perda do documento, desgaste natural do papel, deterioração por ação da natureza e desfazimento dos documentos antes do prazo correto é preciso adotar estratégias que contribuam para a modernização de sua empresa. O investimento consiste na aquisição de um software de armazenamento e backup em servidor próprio ou nuvem.

Colete a assinatura do funcionário em todos os recibos

Exigir a assinatura nos recibos é uma ação imprescindível, porém negligenciado por muitos administradores. A cópia assinada pelo próprio colaborador é um forte instrumento para garantir a defesa da empresa em uma possível ação judicial.

Lembre-se de formalizar a entrega de qualquer item por recibo, incluindo:

• documentos (folha de ponto, pagamentos, adiantamentos etc);
• instrumentos de segurança;
• equipamentos eletrônicos;
• carros, celulares e outros bens da empresa.

Otimize a folha de pagamento

A folha de pagamento é um dos documentos mais complicados, já que contém uma grande quantidade de informações. Alguns exemplos são:

• 13º salário;
• aviso prévio;
• desconto relativos ao vale-refeição e transporte;
• férias;
• FGTS;
• INSS e IRRF descontados;
• salário;
• verbas decorrentes da rescisão do contrato de trabalho.

Todos esses valores devem ser corretamente calculados e eventuais falhas poderão causar futuros problemas judiciais. Para otimizar esse documento, você pode utilizar um software que o integre com o controle de ponto para tornar os cálculos mais exatos.

Modernize a gestão de pessoas

Quanto mais experiente e profissional forem os colaboradores do seu setor de RH, menores serão as chances de ocorrerem problemas documentais.

Também é indicado adotar soluções tecnológicas nesse departamento, pois a modernização sempre trará inúmeros benefícios, como:

• integra as áreas de RH e DP;
• automatiza os processos, como montagem de escalas, envio de informações para folha de pagamento, sincronização dados, entre outros;
• atualiza a empresa em relação às novidades do e-Social;
• gera vários relatórios sobre a equipe, informando comparativo entre salários, férias, avisos prévios, resumo geral do mês etc;
• permite o controle eficaz do plano de saúde dos empregados e seus dependentes, atendendo perfeitamente às exigências do Fisco;
• realiza triagem automática de currículos;
• elabora dossiês dos colaboradores.

Ao buscar a minimização do passivo trabalhista, a empresa observará, consequentemente, a redução em suas despesas. Após a leitura deste artigo, percebe-se que é possível obter essa vantagem e aumentar a produtividade da gestão de pessoas, simultaneamente, se os administradores decidirem pela modernização da organização.

Fonte: Fortes Tecnologia