Evite sete erros que derrubam a produtividade

Pesquisa mostra que apenas 39% do expediente é, de fato, produtivo. Esse cenário, no entanto, pode melhorar

Estudo da empresa de softwares dos EUA Workfront revela um dado assustador: em média, apenas 39% do nosso expediente de trabalho são, de fato, produtivos. Em outras palavras, numa jornada de oito horas, produzimos somente durante três horas e sete minutos. A cada dia, portanto, cinco horas de trabalho são desperdiçadas.

De acordo com Flávio Ítavo, especialista em turnaround– um processo de recuperação ou renovação corporativa – o caminho da alta produtividade passa por pontos como definição clara e objetiva das tarefas, boa comunicação com os colaboradores e definição de metas. Executivo com larga experiência em empresas de grande porte como Danone, Bunge Alimentos, KPMG e Warner Lambert, Flávio Ítavo detalha sete erros que a sua empresa deve evitar para não sofrer com a baixa produtividade das equipes. Confira!

Erro 1: Direcionamento inadequado das tarefas executadas

De acordo com o especialista, esse é o erro mais comum e também o que gera o maior impacto na produtividade das equipes. Acontece quando a maioria das tarefas é realizada sem estarem alinhadas com os objetivos globais da área ou da empresa. A solução é analisar detalhadamente a sequência de trabalho de cada um dos colaboradores, alinhando esta carga de trabalho aos objetivos estabelecidos. Certamente aparecerão muitas tarefas duplicadas, algumas sem relevância e outras que são feitas sem haver uma demanda clara dos motivos que a direcionam.

“Em uma empresa que trabalhei, certo dia fiz um levantamento na área de controladoria e reportes, que executava uma média de 200 relatórios mensais. Num determinado mês resolvi interromper a execução de aproximadamente 100 relatórios, e recebemos a reclamação de apenas seis deles. Ou seja, todos os demais não tinham a necessidade de serem produzidos. Com essa ação eliminamos e otimizamos boa parte do processo”, exemplifica Ítavo.

Erro 2: Falta de conhecimento sobre a carga de trabalho de cada funcionário

A carga de trabalho a qual os funcionários são submetidos, em grande parte das vezes, é simplesmente desconhecida, o que faz com que em termos gerais, nossa força de trabalho (mão de obra) seja superestimada, enquanto a capacidade de produzir é bastante subestimada. A solução é analisar a carga de trabalho de cada um dos subordinados. Na maior parte das vezes, apenas entrevistar cada um dos postos é suficiente para termos uma boa noção dessa demanda.

Erro 3: Ausência de metas e objetivos na produção

Boa parte das empresas não possui objetivos de produção estabelecidos para um turno de trabalho. Isso faz com que a produção seja acompanhada de forma mais indolente que o ideal. Corrija estabelecendo metas de trabalho que possam ser acompanhadas turno a turno, dia após dia. Apresente essas metas em lugares bem visíveis a toda equipe, de maneira que todos possam acompanhar o andamento dos processos de maneira intuitiva.

Erro 4: Clima ruim no ambiente de trabalho

Esse é um dos pontos cruciais para os quais boa parte dos gestores não costuma investir tempo e atenção necessários. As pessoas passam mais tempo na empresa do que em casa, pelo menos no que tange a tempo “acordado”. Não há ser humano que consiga produzir de forma adequada se o ambiente de trabalho não for bom. Acompanhe por meio de pesquisas e contatos a qualidade do ambiente de trabalho. Se necessário, desenvolva atividades no sentido de aliviar as tensões e direcionar a motivação para que a equipe se concentre em atingir os objetivos almejados. Manter um bom clima de equipe não é uma tarefa fácil, mas com paciência e muita persistência tudo pode ser corrigido e melhorado.

Erro 5: As expectativas não estão alinhadas

Alinhar as expectativas é tão ou mais importante do que motivar seus colaboradores. Quando as expectativas são desconhecidas na base da pirâmide hierárquica, fica difícil convencer a todos de que seu esforço é de extrema importância. A solução é alinhar as expectativas e deixar todos os colaboradores “na mesma página”. Fazer isso é desafiador e requer muito trabalho. Por outro lado, quando todos estão cientes do que é necessário ser feito, a equipe se estrutura de maneira clara e fica mais fácil para todo mundo determinar as prioridades do trabalho.

Erro 6: Agir como um grupo de pessoas, mas não se comprometer como um time

Equipes são conjuntos de indivíduos. Se cada um deles trabalhar com um objetivo, um ritmo e uma cadência, via de regra teremos um espaço onde se faz muita força para remar, porém obtendo pouco resultado. A solução é montar um time. Pode ser mais complicado que contratar uma equipe, mas traz muito mais produtividade, prazer e resultado. Times são equipes muito bem coordenadas, alinhadas e com fatores motivacionais que permeiam a coletividade daquela equipe. Um time sabe que, para vencer, todos devem apresentar sua conta de comprometimento e esforço, em objetivos que nem sempre estão sob a responsabilidade de uma pessoa apenas, mas sim do grupo como um todo.

Erro 7: Ambientes de trabalho que dificultam a execução das tarefas

Um exemplo disso são os escritórios com amplos espaços abertos e divisórias de vidro. Não há vantagens em colocar, por exemplo, 80 pessoas em uma sala, sem obstáculos para o som ou a visão que cada colaborador terá do coletivo. Escritórios com esse tipo de estrutura, muitas vezes em baias, permitem que os colaboradores sejam constantemente interrompidos por outros colegas, além de participarem de ruídos promovidos por pessoas andando, e pelo toque constante dos telefones. A solução é estudar o ambiente de trabalho e certificar-se de que ele não será disruptivo, barulhento, nem favoreça a falta de concentração do colaborador.

Fonte: Supermercado Moderno